Sem eu prever tal situação, surgiu a oportunidade de eu ir trabalhar para um escritório como assistente do departamento de facturação, como eu vinha de um ramo completamente diferente eu nem uma fotocópia sabia tirar, tinha um chefe espectacular foi ele que me ensinou a tirar fotocópias, enviar fax a mexer no computador, comecei a fazer umas facturas, a fazer envelopes com o nome do destinatário no computador.
Este foi o primeiro contacto que tive com as novas tecnologias, como digo eu nunca tinha mexido numa fotocopiadora, e uns dias antes de começar neste novo emprego fui ao trabalho de um familiar para me ensinar como funcionava, inicialmente achei que era uma confusão, só via botões e mais botões, nesse dia aprendi o essencial, apenas a colocar um papel carregar no start e saia a cópia, depois já no trabalho comecei a mexer e acabei (com a ajuda do meu chefe) a realizar imensas tarefas na fotocopiadora, como tirar cópias de frente e verso, aprendi a reduzir e ampliar documentos.
Depois saí, e fui para um gabinete de contabilidade realizar as mesmas funções e foi nessa empresa que aprofundei mais um pouco os meus conhecimentos e me deu coragem para tentar ir para uma empresa maior. Consegui, para uma empresa de construção civil, como administrativa, realizava todo o expediente geral da empresa, elaborava cartas e fax, fazia os orçamentos, o atendimento telefónico, contactava com clientes e fornecedores, recebia o correio e fazia a sua distribuição, fazia gráficos de todas as obras para mostrar nas reuniões que fazia semanalmente com os meus patrões, onde demonstrava o que se tinha gasto em material, pessoal, gasóleo e assim era possível ver os gastos reais da obra. Mais tarde e como os patrões tinham bastante confiança no meu trabalho passei a ser responsável do departamento de pessoal, fazia o controlo de presenças através da máquina de ponto, organização de férias, vencimentos, contratos.
Como se tratava de uma empresa de construção civil surgiu a ideia de tirar o curso de medidor orçamentista, inicialmente estava um pouco receosa em tirar o curso mas acabou por correr bem terminei o curso com 15 valores, se bem que quando acabei o curso não me considerei um medidor orçamentista mas fiquei com algumas luzes sobre a profissão as quais eram suficientes para o trabalho que me era exigido. Como se tratava de uma empresa pequena tinha apenas que fazer algumas medições umas no local e outras em projecto e com a ajuda do meu patrão elaborar o orçamento para entregar ao cliente.
Inicialmente quando comecei a trabalhar nesta empresa pouco era o que se fazia no computador, por falta de conhecimento das pessoas que lá trabalhavam, comecei por fazer tudo à mão conforme me ensinaram mas depressa os convenci a alterar a forma de trabalhar, o computador rentabilizou ao máximo o meu trabalho, mais concretamente o Excel. Existia uma pequena frota de carrinhas, criei uma tabela no excel onde colocava a matrícula da carrinha, quando tinha de fazer a próxima revisão e a próxima inspecção, controlava também quantos km estas fazias durante o dia e quantos km faziam durante a noite, era necessário controlar pois os funcionários levavam as carrinhas para casa e por vezes abusavam, nessa mesma folha de excel podia também controlar o combustível que era colocado em cada uma delas pois sempre que as abasteciam entregavam-me o talão e eu colocava nessa folha quantos litros colocaram e o valor que pagaram e quando chegava a factura da galp era fácil conferir se estava correcta e o mesmo se passava com as portagens.
Numa simples folha de excel e juntei uma serie de informação que simplificou e rentabilizou muito o meu trabalho.
Existia o escritório e o armazém, no escritório trabalhávamos duas pessoas e a comunicação entre nós era presencial, mas a nossa relação com os funcionários que trabalhavam em obra e só vinham ao armazém de manha e ao final do dia, era feita através de circulares penduradas em local próprio a fim de serem lidas por todos.
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Avisa-se todo o pessoal que deverá dirigir-se ao escritório a fim de marcar férias.
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Devido a problemas técnicos a máquina de ponto não funciona, favor dirigir-se ao escritório a fim de registar a sua presença. |
Utilizava bastante o mail, para fazer encomendas, envio de orçamentos, pedidos de preços, esta é uma forma rápida de fazer chegar a mensagem ao destinatário ficando com o comprovativo do envio do mesmo.
Trabalhar em grupo é mais eficaz, produtivo e menos cansativo, mas para isso é necessário um grande entendimento entre o grupo. “Trabalhei”, (está entre aspas porque foram apenas uns dias) numa empresa de vendas porta a porta, onde íamos para a rua com mais dois colegas e entre os três tínhamos que vender o que era proposto. Achei curioso e inicialmente não entendi, é que quando chegávamos de manhã á empresa e antes de sairmos para a rua, tínhamos um espaço onde brincávamos uns com os outros, fazíamos jogos, jogávamos a bola, fazíamos ginástica, perguntei o que era aquilo, então foi-me explicado que era uma forma de unir o grupo para que este não se conhecesse só profissionalmente e que os jogos era uma forma de nos conhecer-mos de uma forma mais informal e saber sempre como o outro joga, e utilizar isso quando estávamos a trabalhar.
Certo dia fiquei com o computador todo bloqueado, e sem saber o que fazer telefonei ao técnico que dava assistência à nossa empresa acabei por resolver o assunto pelo telefone, ele disse-me para fazer uma restauro e sistema e como não fazia ideia do que ele falava foi-me dizendo os passos que eu tinha que dar e resolvemos a situação, mas acabei por perder algumas informações, para que tal não volta-se a acontecer a empresa comprou um disco externo para fazer backups diários. É fundamental que todas as empresas tenham contratos com técnicos informáticos, pois os funcionários têm a obrigação de saber utilizar o computador na óptica do utilizador e não questões técnicas.